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更新時間: 2013-08-04

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會議服務是指會場有一些從事現場服務的工作人員,通常被稱為「會議官員」(conference officers)。這些人員要通曉外語,熟悉國際會議的程序,一般都經過培訓。他(她)們似乎做的都是一些具體服務工作,但卻是保證會議順利進行不可缺少的環節。國際機構的常設秘書處還設有專門負責會議服務(conference service)的部門,對會議官員有一整套嚴格的要求。

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1服務的範圍

一、會議開始前,負責與會人員的註冊登記,包括簽到和領取代表證件、會議文件及紀念品等;
二、每次會議開始前,在進門處檢查與會人員證件;會議開始后,將攝影、文字及攝像記者請出會議廳室,將會議廳室的大門關上;
三、迎接嘉賓,引導代表等至指定席位;
四、記錄會議的進行過程及代表的發言內容;
五、對要求發言的代表進行登記,及時將名單按報名先後順序送交會議主持人或會議秘書。注意記錄下代表的姓名,所代表的國家或機構及發言順序的先後要求。有的代表要求靠前安排發言時間,有的要求靠後,有的要求居中,有的不提要求。
六、在場內分發代表發言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發言稿通常在該代表發言期間分發,如稿件未到,可在主持人發言小結時分發,或在下次會議開始前分發。為保證記錄的準確性,如代表系臨時發言且有手稿,可在其發言後向其暫借,複製后隨即退還;
七、隨時準備提供必要的會議文件及有關資料,供討論時參閱;
八、每次會議開始前檢查燈光、室溫、衛生、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、(主持人用)木槌、投影設備等是否均已符合要求;
九、接聽緊急電話並通知所要求的通話人。會議廳室內的電話機通常只閃光而無鈴聲。秘書接話應輕聲。其他人員應在會議廳室外的分機接話,以免干擾會場。
十、會議服務負責人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛、電工等是否均已到位;各種設施如電力、空調、音響、通風、同聲傳譯等是否均已通暢待用。

2服務的流程

一般而言,作為專業的會議服務公司,對於會議服務流程的把握應該更專業更到位,會議服務流程大多經過以下幾個環節:
1、策劃 作為專業的會展代理公司,我們提供會展企劃代理,告訴我們你的想法或者點子,我們為你提供可行性方案、招展企劃、會議回執等等。
2、諮詢 在此階段,我們將與委託方進行初步溝通,並就委託方的一些關心點提出自己的預案供選擇——譬如在預算範圍內最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。
3、考察 如果您認為溝通后可以相信我們,那麼我們可以進入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及會展設備細節等等,並在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討,大致明確雙方的責任與義務。
4、確定 這個時間需要的是耐心與細緻——我們得一一推敲設想得流程及預案,儘可能把方案細化,然後以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任,並簽署相關服務協議。
5、執行 嚴格而又人性化地執行協議,將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美,任何計劃都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開暫時的不合,以會展的圓滿結局為一致奮鬥目標。在此期間,雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸,並臨時決定雙方簽字負責人,所有臨時往來允許採取事前商議、事後結算的方式執行。
6、結算 雙方財務人員認真核對各類單據,嚴格按照協議執行核算。

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3工作的程序

1、領受任務:會議名稱→會議性質→與會人數→會議期限→會議休息時間表→會議活動範圍 →準備內容 →注意事項。
2、會前準備:會標→音響→主席台→茶具飲品→登記台→簽到薄→休息安排→服務員配備→會場清潔 →接手紀念品、禮品(發放)→會場指示牌 →禮儀演習綵排
3、會前檢查根據表格列項檢查、設備設施、會議物品
4、引領登記:準備大廳指示牌→引領員→電梯引領員→會場引領員→指示牌→登記根據請柬、門票等發放紀念品
5、會場服務:主席台香巾、飲品服務、果盤、會場貴賓飲品、香檳服務→會場秩序維持服務(清理閑雜人員)→清潔服務→委託代辦服務→出會場的引領服務(先生,請問需要幫助嗎)→應急情況處理(火災疏散、禁坐電梯、失竊、當事人詢問筆錄、相關人詢問筆錄、停電、溢水、電梯停機、急症救護)
6、會後清理:撤會議物品→桌椅→餐具→清理與會人員遺留物並登記→清潔會場→撤出帶入會場物品→查對清理紀念品、禮品→檢查清理情況→關閉動力電器設備→服務人員撤出,鎖閉會議廳
7、彙報總結:向主辦方主辦人員彙報會議情況,遺留物品,剩餘禮品,徵求意見,說明情況→會後總結專題會(部門經理,會議服務人員參加)

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4會議服務禮儀

一、 服務人員
(一) 儀容儀錶
1、 著裝統一整潔,佩帶服務標誌,不穿拖鞋、響釘鞋。
2、 服務人員長發不遮眼,后發不披肩。要求化淡裝,不濃妝艷抹,不佩帶首飾。
3、 坐站規範端莊,不翹腿。
(二) 語言
1、 語調溫和親切,音量適中,普通話規範。
2、 語言文明禮貌,適時運用「您好」、「您請用」、「請」、「謝謝」、「對不起」、「沒關係」等禮貌用語。
3、 對服務對象主動打招呼,不漫不經心,不粗言粗語,不大聲喧嘩。
(三) 態度
1、 敬業、勤業、樂業,精神飽滿,彬彬有禮。
2、 微笑服務,態度誠懇、熱情、周到。
3、 工作差錯失誤及時糾正併當面賠禮道歉。
4、 解釋問題有禮有節。
5、 想服務對象之所想,急服務對象之所急,盡服務對象之所需。
(四) 紀律
1、 上班前不飲酒,不吃異味食品。
2、 不準擅自脫崗、漏崗,不在服務場所使用電話。
3、 服務過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。
4、 嚴格遵守職業道德。
(五)服務衛生
1、 工作服固定,整潔乾淨。
2、 定期體檢,健康合格,持證上崗。
3、 勤理髮洗手,勤修指甲。
4、 用品、用具分類保管,及時清洗、消毒,擺放整齊;領導房間的床上用品要及時更換、清洗。
二、會前服務
(一)根據會議主辦單位的要求,明確會議服務要求,並提前落實會議場所及會場主席台、發言席、話筒、簽到席、橫幅(會標)、背景音樂、鮮花擺放、領導休息室等,並提前檢測、檢查音響、話筒等設備及會議各項要求的落實情況。
(二)及時做好會場衛生,整理打掃桌面、抽屜、座椅、地面、門窗等,檢查服務箱用品、面巾紙、洗手液配備情況。
(三)在會場入口醒目位置安放會議指示牌,室內座位牌擺放整齊。
(四)會議服務人員應提前1小時進入會場,檢查會場整體效果,確保各項準備工作到位,並備好茶水,打開音響。播放輕音樂,同時打開安全門、照明燈及通道門,做好引導工作。如需使用空調,提前半小時開啟。
三、會中服務
(一)會議服務人員在與會人員入場前,應站立在會議廳門口兩側,有禮貌地向賓客點頭致意,並說「早上(上午、下午、晚上)好」或「歡迎光臨」等文明用語。同時對已入座的客人,及時遞上茶水、濕巾,茶水量一般控制在8分。上茶水時應遵循從左至右的原則,從賓客翼側依次加水,原則上每20分鐘添加茶水一次。
(二)會議服務人員時刻注意觀察和隨聽音響設備運行狀況。注意會場情況及室內溫度,發現問題及時報告和處理。
四、會後服務
(一)會議結束時,服務人員應及時打開通道門,站立兩側,禮貌送客,向客人微笑點頭,並說「慢走、再見」。會後及時做好會場清理工作。若發現客人遺留物品迅速與有關單位聯繫。
(二)會議服務結束后,服務主管人員應主動及時填寫《會議服務意見單》徵求會議主辦單位的意見,以總結工作,改進服務,意見單計入年終考核範圍。
(三)嚴格做好保密工作,不詢問、議論、外傳會議內容和領導講話內容,不帶無關人員進入工作間。

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5開好會議的成效

1、增進計劃性
  2、增進創造力
  3、集合大家的智慧
  4、提高同事間的共同意識
  5、增進良好的人際關係
  6、增進責任感
  7、增進協調性
  8、增進自我啟發
  9、提高員工士氣
  10、提高參與感
  11、 學習工作基本知識
  12、了解工作的甘苦
  13、加強團體工作的能力
  14、 培養管理能力。

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